Privacyverklaring | Déclaration de confidentialité

Privacyverklaring

Het contingent hecht veel belang aan ieders privacy. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen en verwerken. We doen dit steeds in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) EU 2016/679, die op 25 mei 2018 in werking is getreden.

Algemene informatie contingent

Belgisch Contingent World Scout Moot
Rue de Dublin 21
1050 Ixelles
https://www.moot2025.be/

Het contingent is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. De gegevens van deelnemers, IST en CMT worden echter ook verzameld in opdracht van de World Scout Moot 2025 Organisation. Hiervoor treedt het contingent op als verwerker.

Jouw rechten

Je hebt heel wat rechten. Hieronder kan je een duidelijk overzicht vinden van die rechten en hoe je ze kan uitoefenen. Als we jou om een toestemming tot gegevensverwerking hebben gevraagd, dan kan je zelf die toestemming op elk moment opnieuw intrekken.

Gegevens inkijken

Wil je een overzicht van alle gegevens die wij in ons bezit hebben, neem dan contact op met het CMT via een mail te sturen moot@guiding-scouting.be met als bijlage een kopie van je identiteitskaart.

Gegevens verbeteren of aanvullen

Zijn bepaalde gegevens die we bijhouden niet meer correct? Dan kan je die steeds laten aanpassen of aanvullen.

Gegevens verwijderen

Je kan vragen om jouw persoonsgegevens te verwijderen in onder andere volgende gevallen:

  • De persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden.
  • De verwerking werd uitgevoerd met jouw expliciete toestemming en je wil deze intrekken.
  • De persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt.
    • Gebruik van gegevens beperken

    Een aantal gegevens verwerken we op basis van het gerechtvaardigd belang van onze organisatie. Ben je het hiermee oneens, dan kan je je daartegen verzetten. In de meeste gevallen zullen we aan deze vraag kunnen voldoen; tenzij er een ernstige reden is om dit niet te doen.

    Rechten uitoefenen

    We helpen je graag bij het uitoefenen van je rechten. Probeer steeds gedetailleerd weer te geven welk(e) recht(en) je wenst uit te oefenen; we proberen je dan zo goed mogelijk te helpen. Om aan je vraag te voldoen, zullen we in de meeste gevallen jouw identiteit controleren. In dat geval zal een kopie van jouw identiteitskaart gevraagd worden. Zo voorkomen we dat iemand anders jouw gegevens gebruikt of misbruikt.

    Voor alle vragen, opmerkingen of klachten omtrent privacy kan je contact opnemen met het CMT via moot@guiding-scouting.be.

    Ben je niet tevreden met ons antwoord of zoek je meer informatie? Dan kan je steeds terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

    Welke gegevens verzamelen we?

    • Identificatiegegevens zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en lidnummer.
    • Persoonlijke gegevens zoals geslacht, geboortedatum en leeftijd.
    • Medische gegevens zoals bloedgroep, dieet, inentingen, medicatie, eventuele ziektes of aandoeningen, bijzondere aandachtspunten voor de organisatie bij sociale omgang, bij sporten, hygiëne of beperkingen.
    • Je gezinssituatie zoals gezinssamenstelling en contacten in geval van nood.
    • Financiële gegevens zoals het bankrekeningnummer of financiële tegemoetkomingen.
    • Afbeeldingen, zoals foto’s gemaakt tijdens activiteiten en evenementen.

    Waarom verzamelen we deze gegevens?

    Het contingent verwerkt heel wat gegevens in het kader van het lidmaatschap en de bijhorende contractuele relatie. De gegevens worden onder andere gebruikt voor:

    • Een vlotte werking van het contingent en de ledenadministratie.
    • Communicatie over de werking van het contingent.
    • Het organiseren van activiteiten en evenementen.
    • Het versturen van nieuwsbrieven.

    Het verstrekken van de identificatiegegevens en persoonlijke gegevens is verplicht voor het lidmaatschap bij het Belgisch Contingent van de World Scout Moot. Indien deze gegevens niet verstrekt worden, kan er geen aansluiting zijn.

    Medische gegevens worden verwerkt om de organisatie in staat te stellen voldoende zorg en de nodige aandacht te geven aan elke deelnemer aan activiteiten of evenementen. De verwerking van medische gegevens gebeurt steeds door middel van expliciete toestemming van ouder(s), voogd of meerderjarig lid.

    Verkrijgen van de gegevens

    Gegevens worden rechtstreeks verkregen van de betrokkene en/of zijn ouder(s) of voogd.

    Bewaartermijn

    Het contingent bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Hierbij moeten wij rekening houden met verschillende wettelijke termijnen.

    Nagenoeg alle gegevens worden ten laatste 1 jaar na het beëindigen van het project vernietigd, met uitzondering van de medische gegevens. Deze worden ten laatste 6 maanden na afloop van het project vernietigd.

    Toegang tot de gegevens

    Het CMT heeft toegang tot de persoonsgegevens van alle deelnemers en IST, dit in het kader van hun werkzaamheden en de organisatie van het contingent.

    Persoonsgegevens worden nooit doorgegeven of verkocht aan derden.

    Wijzigingen aan deze verklaring

    Deze privacyverklaring kan steeds aangepast worden. De meest recente versie kan steeds geraadpleegd worden via https://www.moot2025.be/

    Déclaration de confidentialité

    Le contingent accorde une grande importance au respect de la vie privée de tou·te·s. La protection de tes données personnelles est primordiale à nos yeux. C’est pourquoi nous mettons à ta disposition notre politique de protection des données afin de t’informer de la façon la plus claire possible sur la collecte, l’utilisation, la confidentialité et la sécurité des données personnelles que nous recueillons dans le cadre de ce projet.

    Cette politique est soumise à la loi belge du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements des données à caractère personnel (DCP), ainsi qu’au Règlement européen UE 2016/679 relatif à la protection des données personnelles, entré en vigueur le 25 mai 2018.

    Informations générales du contingent

    Contingent Belge Moot Scout mondial
    Rue de Dublin 21
    1050 Ixelles
    https://www.moot2025.be/

    Le contingent belge est responsable du traitement des données personnelles des participant·e·s, animateur·rice·s et IST et CMT. Ces dernières sont aussi collectées pour le compte de l’organisation du Moot Scout Mondial 2025. Dans ce cas, le contingent belge agit comme sous-traitant.

    Quels sont tes droits?

    Tu as tout un tas de droits et tu conserves, en tout temps, la maîtrise de tes données personnelles. Tu trouveras ci-dessous une vue d’ensemble de ces droits et des informations sur la façon d’exercer tes droits. Même si tu nous as déjà donné ton consentement à l’utilisation de tes données personnelles, tu conserves le droit de te rétracter à tout moment.

    Recevoir l’entièreté des données te concernant (portabilité des données)

    Tu peux recevoir l’entièreté de tes données personnelles en notre possession sur simple demande écrite, accompagnée d’une copie de ta pièce d’identité, en contactant l’équipe CMT via moot@guiding-scouting.be

    Rectification ou de tes données

    Certaines de tes données en notre possession ne sont plus correctes ? Tu as toujours l’opportunité de les corriger ou les compléter.

    L’effacement des données

    Tu peux demander que tes données personnelles soient effacées dans les cas suivants:

    • Les données personnelles fournies ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquels elles ont été récoltées.
    • Le traitement des données a été réalisé avec ton consentement explicite mais tu souhaites te rétracter.
    • Tes données personnelles sont traitées de manière illégale.
        • La limitation du traitement

        Nous traitons une partie des données dans l’intérêt légitime de notre organisation. Si tu n’es pas d’accord avec l’étendue de l’utilisation de tes données, tu peux t’y opposer. Dans la majorité des cas nous pourrons répondre à ta demande de limitation d’utilisation ; sauf si nous avons une raison valable de refuser.

        Exercer tes droits

        Nous nous faisons un plaisir de t’aider dans l’exercice de tes droits. Veille à communiquer de manière détaillée quel(s) droit(s) tu souhaites exercer ; nous ferons notre possible pour t’aider au mieux. Dans la majorité des cas nous contrôlerons ton identité pour faire suite à ta demande en te demandant de fournir une copie de ta carte d’identité. De cette manière nous empêchons autrui d’avoir accès et d’utiliser tes données.

        Tu peux contacter l’équipe CMT pour toute question, remarque ou plainte, via l’adresse moot@guiding-scouting.be

        Tu n’es pas satisfait de notre réponse et tu souhaites avoir plus d’informations ? Tu peux toujours te tourner vers l’autorité compétente en matière de protection des données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/

        Quelles sont les données récoltées?

        • Données d’identification telles que nom, prénom, numéros de téléphone, adresse e-mail et numéro de membre.
        • Données personnelles telles que sexe, date de naissance et âge.
        • Données médicales telles que groupe sanguin, régime alimentaire, vaccins, médication, maladies ou conditions éventuelles, points d’attention pour les chefs l’organisation concernant les rapports sociaux, le sport, l’hygiène ou d’éventuels besoins spécifiques.
        • Données liées à la famille telles que la composition de ménage ou les personnes de contact en cas d’urgence.
        • Données financières telles que le numéro de compte en banque et les arrangements financiers.
        • Images telles que des photos prises pendant les activités et événements.

        À quelles fins les données personnelles sont-elles collectées?

        Le contingent traite un ensemble de données dans le cadre de ta participation et des relations contractuelles qui en découlent. Les données sont, entre autres, utilisées pour:

        • Garantir une administration efficace du contingent et des membres
        • La communication dans le cadre du fonctionnement du contingent
        • L’organisation d’activités et d’événements
        • Envoyer des newsletters

        Il est impératif de communiquer ses données personnelles et d’identification afin d’entrer dans le Contingent Belge du Moot Scout Mondial. Si ces données ne sont pas communiquées, toute participation est exclue.

        Les données médicales sont traitées dans le but de permettre un encadrement adapté et l’attention nécessaire à chaque participant·e ou membre durant les activités ou événements. Le traitement des données médicales se fait systématiquement après autorisation explicite de du(des) parent(s), tuteur·rice légal·e de l’enfant ou de la·du participant·e majeur·e.

        Récolte des données

        Les données sont récoltées directement via la personne concernée et/ou son(ses) parent(s) ou tuteur·rice.

        Combien de temps les données sont-elles conservées?

        Le contingent ne conserve pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été fournies, en accord avec les exigences légales.

        Presque toutes les données sont supprimées au plus tard un an après la fin du projet, à l’exception des données médicales. Ces dernières sont supprimées au plus tard 6 mois après la fin du projet.

        Qui a accès aux données?

        L’équipe de coordination a accès à toutes les données personnelles de tou·te·s les participant·e·s et IST, ceci dans le cadre de leurs tâches au sein de l’organisation du contingent.

        Les données personnelles ne sont en aucun cas transmises ou vendues à des tiers.

        Modifications à cette déclaration

        Cette déclaration de confidentialité peut être adaptée à tout moment. La dernière version est toujours disponible sur le site: https://www.moot2025.be/